Como Utilizar

O que pode ser uma tarefa

Qualquer demanda jurídica pode ser uma tarefa, desde assuntos mais simples, como uma pesquisa de jurisprudência, até demandas mais complexas, como operações societárias.

Lembre-se também de não colocar tarefas relativas às fases das demandas (ex: revisar petição, validar contrato com cliente). Para isso, você pode criar uma tarefa e avançá-la até a fase que se encontra.

Exemplos de tarefa

👍 O que fazer:

"Petição requerendo inquirição de testemunhas"; "opinião jurídica"; "tese de prescrição da defesa".

Devo criar uma tarefa para cada demanda pendente?

É importante que todas as suas demandas, e da sua equipe, estejam visíveis no quadro, para que você e seus companheiros acompanhem como a equipe está funcionando e o fluxo das tarefas existentes, para analisar a capacidade produtiva da equipe.

Contudo, é indicado que você concentre no quadro de tarefas apenas aquelas demandas que exijam providências imediatas ou que devem ser tomadas no curto prazo. Tarefas que não necessitam de atenção imediata (médio e longo prazo) não precisam necessariamente estarem presentes no quadro e podem acabar poluindo a visualização das tarefas da equipe.

O mais indicado é que você deixe-as anotadas em lista de tarefas e vá acrescentando-as ao quadro na medida em que as tarefas existentes forem sendo concluídas.

Como preencher os cartões corretamente?

Para facilitar a organização do seu trabalho e da sua equipe, é importante que as tarefas indiquem um objetivo claro e específico, com todas as informações necessárias ao caso, de forma que o advogado ou executor responsável consiga, com a simples visualização do cartão, compreender exatamente o que precisa fazer.

Para isso, é importante que título da tarefa contenha, de forma clara e objetiva, o que precisa ser feito e, na descrição, a forma desejada para se chegar lá (ex: utilizando checklists). Você também pode (e deve) indicar o prazo de entrega daquela demanda, qual o cliente que a demandou e atribuir a tarefa a um profissional responsável pela sua execução. Além disso, também é possível inserir anexos à tarefa, como documentos relacionados ao caso, para auxiliar a elaboração de uma peça, e conversar em tempo real com o executor da tarefa, para definir questões sobre a estratégia do caso, saber como está o andamento ou dar algum outro tipo de feedback, por exemplo.

Assim, todas as informações das tarefas ficam centralizadas num só lugar, facilitando a visualização por todos da equipe do que foi feito, como e o por quê.

Quem devo colocar no meu time?

Os times de trabalho correspondem a um grupo de pessoas que estão envolvidas por um propósito específico. Os times tanto podem ser pessoas de uma mesma área ou equipe (ex: tributário, cível, empresarial ou jurídico da empresa X), quanto pessoas de uma ou mais equipes que estão envolvidas num grande projeto (ex: due diligences, relatórios de auditoria ou fechamento de atas do conselho).

Contudo, tenha em mente que participar de vários times ao mesmo tempo pode acabar lhe prejudicando na hora de analisar suas tarefas, então participe apenas daqueles que são realmente necessários.

Quem poderá ter acesso?

Todas as pessoas autorizadas e convidadas a participar de um time terão acesso ao quadro de tarefas e aos conteúdos criados e compartilhados dentro dele, permitindo um trabalho mais colaborativo e um crescimento de forma horizontal.

Também é possível remover membros da equipe que de alguma forma já não estão mais na empresa ou não participam do projeto, mantendo o acesso apenas às pessoas autorizadas.

Como acompanhar a execução das tarefas do seu time?

Agora você não precisa mais falar com seus colegas de equipe para saber o que eles estão fazendo. O simples fato de manter todas as atividades centralizadas num só lugar permitirá que você possa acompanhar o fluxo de cada tarefa em tempo real e saber com o que os seus companheiros estão trabalhando e como você pode ajudá-los.

Sempre que alguma atualização acontecer nas tarefas relacionadas a você, você será notificado. Mas não se preocupe, não lotaremos sua caixa de e-mail, avisaremos só o que for necessário.

Certifique-se de que possui todos os documentos

Iniciar demandas sem ter certeza de que analisou todos os documentos do caso pode ser extremamente improdutivo e prejudicial à equipe, gerando retrabalhos ao executor ou revisor da tarefa. E nós temos certeza de que você e sua equipe não desejam isso, correto?

Por isso, certifique-se de que já possui todos os documentos necessários ao caso e que todos eles estão salvos no próprio cartão da tarefa. Isso evitará que você ou o responsável pela execução esqueça de mencionar algo importante, facilitando também a revisão final do documento pelo revisor responsável. Além disso, com todos os documentos da tarefa presentes no cartão, fica fácil para algum outro advogado que integre a equipe futuramente compreenda o caso rapidamente.

Por fim, caso você entenda que ainda não possui todos os documentos necessários para a demanda, mas precisa iniciá-la de alguma forma, é só deixar uma mensagem no próprio chat da tarefa, que tudo ficará registrado e você não precisará se preocupar.

Lembre-se de mudar a tarefa de fase ao iniciá-la ou enviá-la para revisão

Tão importante quanto criar tarefas de acordo com suas demandas é manter o quadro de tarefas organizado e fiel à realidade da equipe. Então não se esqueça de, sempre ao iniciar qualquer demanda, mudar a tarefa para a coluna correspondente e, quando finalizar a execução da demanda, movê-la para as colunas seguintes.

Temos certeza que isso irá lhe custar poucos segundos (podendo ser feito até pelo celular), mas proporcionará resultados expressivos! 🙌

Compartilhe o espírito de colaboração

Nossa ferramenta é uma poderosa aliada a trabalhos em equipe. O simples fato de você olhar para as tarefas de seu time ao mesmo tempo em que vê as suas já é suficiente para desenvolver a empatia e o espírito de equipe, uma vez que todos conseguem ver os avanços do time ou se alguém está precisando de ajuda.

Isso permite que a equipe consiga ter um entendimento compartilhado sobre os problemas enfrentados e, a partir daí, pensar juntos numa solução.